سرکار خانم باغچیقی
مسئول دبیرخانه
شرح وظایف کارشناس دبیرخانه و بایگانی
نظارت و راهنمائی بایگانها و انجام اقدامات لازم جهت تقلیل پرونده های جدید و خارج کردن پرونده های راکد که از جریان خارج شده با کسب اجازه از مقام مسئول
دراختیار قرادادن پرونده ها برحسب احتیاجات اداری به مقامات مسئول و مراقبت در برگشت پرونده ها، شمارش اوراق پرونده ، لاک و مهر نمودن آنها در صورت لزوم
پیگیری و همکاری و مشارکت جهت طراحی و پیاده سازی سیستم نرم افزاری دبیرخانه و بایگانی
انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده ها در مقابل آفات، رطوبت، حرارت، نور، آتش سوزی و غیره
استفاده از فن آوری نوین اطلاعات درانجام امور بایگانی به منظور افزایش بهره وری کار
تهیه گزارشهای لازم از عملکرد حوزه کاری و ارائه به مقام مسئول
نگهداری از نامه هایی که تاریخ پیگیری و اقدام آنها تعیین‌شده و ارسال به موقع آنها را برای واحدهای اقدام‌کننده
پیگیری دریافت سوابق مکاتبات و نگهداری آنها در پرونده های مربوطه
پیگیری استانداردسازی و یکپارچه‌سازی امور بایگانی و دبیرخانه در دیگر معاونت‌ها و واحدهای جهاد دانشگاهی
همکاری و مشارت در بررسی اولیه اسناد و مدارک و مکاتبات و پیگیری ارجاع آن به واحدها و مسئولین مربوطه در چارچوب مقررات
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
